Diagram Fishbone: Pengertian, Cara Membuat, Contoh, dan Analisis Penyebab Masalah

Diagram Fishbone, yang juga dikenal sebagai diagram Ishikawa atau diagram sebab-akibat (cause-and-effect diagram), merupakan salah satu alat yang digunakan untuk menganalisis berbagai kemungkinan penyebab dari suatu masalah.

Dalam praktiknya, sebuah masalah jarang hanya disebabkan oleh satu faktor. Keterlambatan pekerjaan, kesalahan data, penurunan kualitas, atau rendahnya capaian kinerja dapat terjadi karena berbagai faktor yang saling berkaitan. Faktor tersebut dapat berasal dari manusia, metode kerja, peralatan atau sistem, bahan atau data, pengukuran, maupun lingkungan.

Diagram Fishbone membantu memetakan berbagai kemungkinan penyebab tersebut secara sistematis sehingga analisis tidak berhenti pada dugaan yang paling mudah terlihat.

Diagram ini dikembangkan oleh Kaoru Ishikawa, seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang. Bentuknya menyerupai kerangka ikan. Kepala ikan menunjukkan masalah atau akibat (effect) yang sedang dianalisis, sedangkan tulang-tulangnya menunjukkan berbagai kategori dan kemungkinan penyebab (cause).

Mengapa Diagram Fishbone Penting?

Ketika menghadapi masalah, orang sering langsung mencari penyebab yang paling mudah dilihat. Misalnya, ketika laporan terlambat, penyebabnya mungkin langsung dianggap karena pegawai terlambat bekerja. Ketika terjadi kesalahan data, perhatian bisa langsung diarahkan kepada petugas yang melakukan input.

Padahal, masalah yang terlihat sebagai kesalahan manusia bisa saja berkaitan dengan prosedur yang tidak jelas, sistem yang sulit digunakan, beban kerja yang terlalu tinggi, informasi yang tidak lengkap, atau tidak adanya proses pemeriksaan.

Diagram Fishbone membantu melihat masalah secara lebih menyeluruh. Dengan menggunakan diagram ini, perhatian tidak hanya tertuju pada apa yang terjadi, tetapi juga pada apa saja yang mungkin menyebabkan masalah tersebut.

• Membantu melihat masalah dari berbagai sudut: berbagai kemungkinan penyebab dapat dipetakan dalam satu kerangka.
• Mengurangi kecenderungan menyalahkan individu: masalah dapat dilihat sebagai hasil dari berbagai faktor dalam suatu proses.
• Membantu proses brainstorming: berbagai dugaan penyebab dapat dikelompokkan secara lebih terarah.
• Membantu memisahkan masalah dari dugaan penyebab: analisis dimulai dari masalah yang dirumuskan dengan jelas, kemudian berbagai kemungkinan penyebab dipetakan.
• Memudahkan penyampaian hasil analisis: hubungan antara masalah dan berbagai kemungkinan penyebab dapat ditampilkan secara visual.

Namun, Diagram Fishbone tidak secara otomatis membuktikan mana yang merupakan akar masalah. Diagram ini digunakan untuk memetakan kemungkinan penyebab. Setelah itu, penyebab yang dianggap penting tetap perlu diperiksa menggunakan data, observasi, wawancara, dokumen, atau metode analisis lainnya.

Memahami Masalah, Penyebab, dan Akar Masalah

Fishbone berguna karena membantu analisis tidak berhenti pada apa yang terlihat di permukaan.

Misalnya, sebuah kantor mengalami masalah keterlambatan penyelesaian laporan. Setelah diperiksa, diketahui bahwa laporan terlambat karena data dari unit lain belum diterima tepat waktu.

Namun, berhenti pada penjelasan tersebut belum tentu cukup. Mengapa data terlambat diterima? Bisa jadi karena tidak ada batas waktu pengiriman yang jelas. Mengapa tidak ada batas waktu? Mungkin karena prosedur pelaporan belum menetapkan jadwal secara rinci.

Dari contoh tersebut terlihat bahwa penyebab yang pertama kali ditemukan belum tentu merupakan penyebab yang paling mendasar.

Masalah → Kemungkinan penyebab langsung → Penyebab yang lebih dalam → Penyebab yang perlu diverifikasi

Fishbone membantu memetakan kemungkinan hubungan tersebut. Setelah diagram selesai dibuat, analisis masih perlu dilanjutkan untuk mengetahui penyebab mana yang benar-benar didukung oleh bukti.

Struktur Diagram Fishbone

Diagram Fishbone memiliki struktur yang sederhana. Setiap bagian digunakan untuk menunjukkan hubungan antara masalah dan berbagai kemungkinan penyebabnya.

1. Kepala Ikan

Kepala ikan berisi masalah atau akibat yang sedang dianalisis. Masalah sebaiknya ditulis secara spesifik agar analisis tidak terlalu luas.

Contohnya, daripada menulis "Pelayanan buruk", lebih baik menggunakan pernyataan seperti "Waktu penyelesaian pelayanan melebihi standar yang ditetapkan."

2. Tulang Punggung

Tulang punggung merupakan garis utama yang menghubungkan berbagai kategori penyebab dengan masalah utama.

3. Tulang Utama

Tulang utama menunjukkan kelompok atau kategori penyebab. Kategori yang digunakan dapat disesuaikan dengan masalah yang sedang dianalisis.

4. Tulang Kecil

Tulang kecil berisi penyebab yang lebih spesifik. Sebuah penyebab dapat diuraikan kembali menjadi penyebab lain yang lebih mendalam jika diperlukan.

Pengelompokan Penyebab dengan Kerangka 6M

Tidak ada satu kelompok kategori yang wajib digunakan untuk semua masalah. Namun, salah satu kerangka yang dikenal dalam Diagram Fishbone adalah 6M, terutama dalam bidang manufaktur dan operasional.

• Manpower (SDM): berkaitan dengan kompetensi, pengalaman, pelatihan, komunikasi, jumlah tenaga kerja, dan beban kerja.
• Method (Metode): berkaitan dengan SOP, petunjuk kerja, alur proses, pembagian tugas, kebijakan, dan cara pekerjaan dilaksanakan.
• Machine (Mesin/Peralatan): mencakup mesin, perangkat keras, aplikasi, jaringan, dan teknologi yang digunakan dalam proses.
• Material (Bahan/Input): berkaitan dengan bahan baku, dokumen, data, informasi, atau input lain yang diperlukan dalam suatu proses.
• Measurement (Pengukuran): berkaitan dengan indikator, standar, metode pengukuran, akurasi data, dan cara hasil atau kinerja dinilai.
• Mother Nature (Lingkungan): berkaitan dengan kondisi lingkungan kerja dan faktor eksternal yang dapat memengaruhi proses.

Dalam penerapannya, kerangka 6M tidak harus digunakan secara kaku. Pada masalah administrasi atau pemerintahan, misalnya, Material dapat berupa data dan dokumen, sedangkan Machine dapat mencakup aplikasi, jaringan, dan sistem informasi.

Yang penting, kategori yang digunakan harus membantu proses analisis dan sesuai dengan karakteristik masalah yang sedang dihadapi.

Langkah-Langkah Membuat Diagram Fishbone

1. Tentukan Masalah yang Akan Dianalisis

Langkah pertama adalah menentukan masalah secara jelas. Masalah sebaiknya menggambarkan kondisi yang benar-benar terjadi, bukan langsung menyebut dugaan penyebabnya.

Contoh yang baik:

"Penyelesaian laporan keuangan mengalami keterlambatan."

Contoh yang kurang tepat:

"Pegawai tidak disiplin."

Pernyataan kedua sudah mengandung dugaan penyebab. Jika digunakan sebagai titik awal, analisis dapat menjadi bias karena perhatian sejak awal hanya diarahkan pada perilaku pegawai.

2. Tempatkan Masalah sebagai Kepala Ikan

Tuliskan masalah pada bagian kepala ikan. Selanjutnya, buat garis utama sebagai tulang punggung diagram.

3. Tentukan Kategori Penyebab

Gunakan kategori yang relevan untuk membantu mengelompokkan berbagai kemungkinan penyebab. Kerangka 6M dapat digunakan sebagai titik awal.

4. Identifikasi Kemungkinan Penyebab

Lakukan brainstorming untuk menemukan berbagai faktor yang mungkin berkontribusi terhadap masalah. Pada tahap ini, fokusnya adalah mengumpulkan kemungkinan penyebab yang relevan.

5. Uraikan Penyebab Menjadi Lebih Spesifik

Jika ditemukan penyebab seperti "data terlambat diterima", pertanyaan berikutnya adalah mengapa data tersebut terlambat diterima.

Misalnya, data terlambat karena unit pengirim belum memiliki jadwal pengiriman yang jelas. Analisis dapat dilanjutkan untuk mengetahui mengapa jadwal tersebut belum tersedia.

Namun, penelusuran tidak selalu berbentuk satu rantai yang lurus. Satu penyebab dapat memiliki beberapa kemungkinan penyebab lain. Misalnya, data terlambat diterima dapat berkaitan dengan jadwal pengiriman yang tidak jelas, proses verifikasi yang belum selesai, petugas pengirim yang tidak tersedia, atau gangguan pada sistem pengiriman.

6. Verifikasi Penyebab

Setelah berbagai kemungkinan penyebab dipetakan, jangan langsung menganggap semuanya sebagai akar masalah. Setiap dugaan perlu diperiksa menggunakan data atau bukti yang tersedia.

Misalnya, jika salah satu dugaan penyebab adalah "aplikasi sering mengalami gangguan", periksa catatan gangguan aplikasi. Jika dugaan penyebabnya adalah "beban kerja terlalu tinggi", bandingkan jumlah pekerjaan, jumlah pegawai, dan waktu yang tersedia untuk menyelesaikannya.

Tujuannya agar analisis tidak berhenti pada daftar dugaan, tetapi memiliki dasar yang lebih kuat untuk menentukan tindakan perbaikan.

Fishbone dan Teknik 5 Whys

Diagram Fishbone dapat digunakan bersama teknik 5 Whys atau 5 Mengapa. Keduanya memiliki fungsi yang berbeda, tetapi dapat saling melengkapi.

Fishbone membantu menjawab pertanyaan:

"Apa saja kemungkinan penyebab masalah ini?"

Sementara itu, 5 Whys digunakan untuk menggali lebih dalam:

"Mengapa penyebab tersebut terjadi?"

Misalnya, masalah yang ditemukan adalah pembayaran terlambat.

Penyebab awal yang ditemukan adalah dokumen tidak lengkap.

Mengapa pembayaran terlambat?
Karena dokumen tidak lengkap.

Mengapa dokumen tidak lengkap?
Karena unit pengusul tidak menyerahkan dokumen tertentu.

Mengapa dokumen tersebut tidak diserahkan?
Karena unit pengusul tidak mengetahui persyaratan terbaru.

Mengapa unit pengusul tidak mengetahui persyaratan terbaru?
Karena perubahan persyaratan belum disosialisasikan.

Mengapa perubahan persyaratan belum disosialisasikan?
Karena belum terdapat mekanisme penyampaian perubahan prosedur secara rutin.

Rangkaian pertanyaan tersebut membantu menelusuri masalah dari penyebab yang terlihat menuju faktor yang lebih mendasar.

Meski disebut 5 Whys, jumlah pertanyaan tidak harus selalu tepat lima kali. Penelusuran dapat berhenti ketika sudah mencapai tingkat penyebab yang relevan untuk diverifikasi dan ditindaklanjuti.

Contoh Diagram Fishbone untuk Masalah Administrasi

Sebagai contoh, sebuah organisasi menghadapi masalah "Rekapitulasi Data Keuangan Mengalami Selisih atau Tidak Sesuai." Masalah tersebut kemudian dianalisis menggunakan kerangka 6M untuk memetakan berbagai kemungkinan penyebabnya.

Hasil pemetaan dapat digambarkan seperti pada diagram berikut.

Berdasarkan diagram tersebut, kemungkinan penyebab dapat dikelompokkan ke dalam enam kategori berikut:

• Manpower (SDM): staf belum mendapatkan pelatihan aplikasi terbaru, kesalahan input masih sering terjadi, dan beban kerja tidak sebanding dengan waktu atau kapasitas yang tersedia.
• Method (Metode): belum ada pemeriksaan ganda sebelum data disahkan, SOP tidak jelas atau tidak diperbarui, serta koordinasi antarunit kurang baik.
• Machine (Mesin/Peralatan): aplikasi sering mengalami gangguan, spreadsheet tidak stabil saat memproses data dalam jumlah besar, dan jaringan lambat.
• Material (Bahan/Input): data dari sumber awal tidak lengkap, format data berbeda antarunit, dan dokumen pendukung kurang valid.
• Measurement (Pengukuran): belum ada standar batas toleransi selisih data, metode pengukuran kurang jelas, dan tidak ada pemeriksaan otomatis terhadap data yang berbeda antara dua sumber.
• Mother Nature (Lingkungan): kondisi kerja kurang kondusif, tekanan waktu akibat kondisi eksternal, dan perubahan eksternal yang memengaruhi proses.

Diagram tersebut menunjukkan bahwa satu masalah dapat memiliki kemungkinan penyebab dari berbagai sisi. Selisih dalam rekapitulasi data, misalnya, tidak selalu disebabkan oleh kesalahan staf. Masalah dapat pula berkaitan dengan metode kerja, aplikasi dan jaringan, kualitas data yang menjadi input, cara pengukuran, maupun kondisi lingkungan kerja.

Namun, berbagai faktor yang tercantum dalam diagram tersebut masih merupakan kemungkinan penyebab, bukan otomatis menjadi akar masalah. Setiap penyebab tetap perlu diverifikasi menggunakan data, dokumen, observasi, wawancara, atau bukti lain yang relevan.

Misalnya, dugaan bahwa spreadsheet tidak stabil perlu diperiksa berdasarkan catatan penggunaan atau gangguan, sedangkan dugaan bahwa data sumber tidak lengkap perlu dibandingkan dengan dokumen atau sumber data awal.

Contoh Sederhana Analisis Fishbone

Misalnya, sebuah kantor menemukan bahwa penyelesaian surat dinas sering terlambat.

Berikut beberapa kemungkinan penyebab yang dapat dipetakan menggunakan kerangka 6M.

Manpower (SDM)

Jumlah petugas terbatas → pekerjaan menumpuk → penyelesaian surat menjadi terlambat.

Method (Metode)

Alur persetujuan terlalu panjang → surat harus melewati beberapa tahapan → waktu penyelesaian bertambah.

Machine (Mesin/Peralatan)

Aplikasi persuratan sering mengalami gangguan → dokumen tidak dapat diproses → terjadi antrean pekerjaan.

Material (Bahan/Input)

Dokumen pendukung sering tidak lengkap → surat dikembalikan kepada pengusul → proses harus diulang.

Measurement (Pengukuran)

Tidak terdapat pencatatan waktu pada setiap tahapan → sulit mengetahui pada tahap mana keterlambatan paling sering terjadi.

Mother Nature (Lingkungan)

Volume surat meningkat pada waktu tertentu → beban pekerjaan bertambah → proses penyelesaian menjadi lebih lambat.

Rangkaian tersebut masih merupakan dugaan hubungan sebab-akibat. Data jumlah surat, jumlah petugas, waktu penyelesaian, catatan gangguan aplikasi, dan data lainnya diperlukan untuk memeriksa apakah dugaan tersebut benar-benar terjadi.

Dari contoh tersebut terlihat bahwa Fishbone tidak langsung memberikan satu jawaban. Diagram ini menunjukkan berbagai kemungkinan penyebab yang dapat diperiksa lebih lanjut.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Membuat Diagram Fishbone

1. Menentukan Penyebab Sebelum Mendefinisikan Masalah

Jika sejak awal masalah sudah didefinisikan sebagai "pegawai tidak disiplin", analisis akan cenderung mencari bukti yang mendukung dugaan tersebut. Sebaiknya masalah ditulis berdasarkan kondisi yang benar-benar terjadi.

2. Menganggap Semua Penyebab sebagai Akar Masalah

Fishbone dapat menghasilkan banyak kemungkinan penyebab. Tidak semuanya merupakan akar masalah. Penyebab tersebut perlu diuji sebelum dijadikan dasar tindakan.

3. Terlalu Cepat Menyalahkan Manusia

Kesalahan manusia memang dapat menjadi salah satu penyebab. Namun, perlu dilihat apakah kesalahan tersebut dipengaruhi oleh sistem, prosedur, pelatihan, beban kerja, atau faktor lainnya.

4. Membuat Diagram Terlalu Rumit

Diagram yang memiliki terlalu banyak cabang belum tentu lebih baik. Jika semua kemungkinan dimasukkan tanpa mempertimbangkan relevansinya, diagram justru menjadi sulit digunakan.

5. Tidak Melakukan Verifikasi

Fishbone seharusnya menjadi dasar untuk pemeriksaan lebih lanjut, bukan akhir dari proses analisis.

Tips Agar Analisis Fishbone Lebih Efektif

Jangan terburu-buru mencari solusi sebelum memahami penyebab masalah. Petakan kemungkinan penyebab terlebih dahulu, lalu periksa mana yang benar-benar didukung oleh bukti.

• Rumuskan masalah berdasarkan kondisi yang dapat diamati: hindari memasukkan dugaan penyebab ke dalam pernyataan masalah.
• Bedakan dugaan penyebab dengan penyebab yang sudah diverifikasi: apa yang muncul dalam Fishbone belum otomatis terbukti benar.
• Libatkan orang yang memahami proses: orang yang menjalankan pekerjaan sehari-hari sering mengetahui kondisi yang tidak terlihat dari luar.
• Gunakan data untuk menguji penyebab: catatan, laporan, observasi, wawancara, dan dokumen dapat digunakan untuk memeriksa dugaan.
• Gunakan metode lain jika diperlukan: Fishbone dapat dikombinasikan dengan 5 Whys, Pareto Chart, analisis data, atau metode lainnya.

Apakah Diagram Fishbone Harus Menggunakan 6M?

Tidak. Kerangka 6M merupakan salah satu cara untuk mengelompokkan berbagai kemungkinan penyebab.

Pada masalah manufaktur, 6M sering digunakan karena sesuai dengan karakteristik proses produksi. Namun, pada bidang jasa, administrasi, atau pelayanan, kategori tersebut dapat disesuaikan dengan konteks masalah.

Misalnya, pada masalah administrasi, kategori dapat disusun berdasarkan unsur yang memang relevan dengan proses tersebut. Data dan dokumen dapat ditempatkan dalam kelompok input, sedangkan aplikasi dan jaringan dapat ditempatkan dalam kelompok teknologi atau peralatan.

Yang penting bukan memaksakan enam kategori, melainkan memastikan bahwa kategori tersebut membantu proses analisis dan mencakup faktor-faktor yang relevan dengan masalah.

Kelebihan dan Keterbatasan Diagram Fishbone

Kelebihan

• Mudah dibuat dan dipahami.
• Membantu mengorganisasi berbagai kemungkinan penyebab.
• Dapat digunakan dalam berbagai bidang.
• Mendorong diskusi dan kerja sama tim.
• Membantu melihat masalah dari berbagai sudut pandang.
• Dapat menjadi titik awal untuk analisis penyebab masalah.

Keterbatasan

• Tidak secara otomatis menentukan akar masalah.
• Hasil brainstorming dapat bersifat subjektif.
• Diagram dapat menjadi terlalu kompleks jika tidak dikendalikan.
• Tetap membutuhkan data atau metode lain untuk memeriksa penyebab.

Kesimpulan

Diagram Fishbone merupakan alat untuk memetakan berbagai kemungkinan penyebab dari suatu masalah secara sistematis. Masalah ditempatkan sebagai efek, kemudian berbagai kemungkinan penyebab dikelompokkan dan dapat diuraikan menjadi penyebab yang lebih spesifik.

Kerangka 6M dapat digunakan untuk membantu pengelompokan, tetapi bukan aturan yang harus diterapkan pada setiap masalah. Yang lebih penting adalah kategori yang digunakan sesuai dengan proses yang sedang dianalisis.

Fishbone juga bukan bukti bahwa semua penyebab yang tercantum benar-benar terjadi. Penyebab yang dianggap penting tetap perlu diverifikasi dengan data, observasi, wawancara, dokumen, atau metode analisis lainnya.

Karena itu, nilai utama Fishbone bukan pada kemampuannya memberikan satu jawaban secara otomatis, melainkan pada kemampuannya membantu tim melihat masalah dari berbagai kemungkinan penyebab sebelum menentukan tindakan perbaikan.

Lokasi:

Berbagi :