Diagram Fishbone: Pengertian, Fungsi, Kategori, Cara Membuat, dan Contohnya

Diagram Fishbone, yang juga dikenal sebagai diagram Ishikawa atau diagram sebab-akibat (cause-and-effect diagram), merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk menganalisis suatu masalah secara sistematis. Diagram ini membantu mengidentifikasi dan mengelompokkan berbagai kemungkinan penyebab yang berkontribusi terhadap munculnya suatu masalah.

Dalam praktiknya, sebuah masalah jarang hanya disebabkan oleh satu faktor. Keterlambatan pekerjaan, kesalahan data, penurunan kualitas, atau rendahnya capaian kinerja dapat muncul karena kombinasi manusia, metode kerja, sistem, bahan atau data, pengukuran, maupun kondisi lingkungan. Diagram Fishbone membantu memetakan berbagai kemungkinan tersebut agar proses pencarian penyebab tidak berhenti pada dugaan yang paling mudah terlihat.

Diagram ini dikembangkan oleh Prof. Kaoru Ishikawa, seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang. Bentuknya menyerupai kerangka ikan. Kepala ikan menunjukkan masalah atau akibat (effect) yang sedang dianalisis, sedangkan tulang-tulang yang mengarah ke kepala menunjukkan berbagai kategori dan rincian kemungkinan penyebab (cause).

Mengapa Diagram Fishbone Penting?

Ketika menghadapi masalah, orang sering kali langsung mencari penyebab yang paling mudah dilihat. Misalnya, ketika laporan terlambat, penyebabnya dianggap karena pegawai terlambat bekerja. Ketika data tidak sesuai, kesalahan langsung diarahkan kepada petugas yang melakukan input. Cara seperti ini memang dapat menghasilkan jawaban dengan cepat, tetapi belum tentu menjelaskan mengapa masalah tersebut terjadi.

Masalah yang terlihat sebagai kesalahan manusia bisa saja berkaitan dengan prosedur yang tidak jelas, sistem yang sulit digunakan, beban kerja yang terlalu tinggi, informasi yang tidak lengkap, atau tidak adanya proses pemeriksaan. Karena itu, analisis masalah perlu melihat proses secara lebih menyeluruh.

Diagram Fishbone membantu proses tersebut dengan mengarahkan perhatian dari apa yang terjadi menuju apa saja yang mungkin menyebabkannya.

Membantu melihat masalah secara menyeluruh: berbagai kemungkinan penyebab dapat dipetakan dalam satu kerangka sehingga analisis tidak hanya berfokus pada satu faktor.
Mengurangi kecenderungan menyalahkan pihak tertentu: masalah dapat dilihat sebagai bagian dari suatu proses, bukan semata-mata kesalahan individu.
Memfasilitasi diskusi tim: proses brainstorming menjadi lebih terarah karena setiap kemungkinan penyebab ditempatkan berdasarkan kategorinya.
Membantu membedakan gejala dan penyebab: masalah yang terlihat di permukaan dapat ditelusuri lebih jauh untuk menemukan faktor yang mendasarinya.
Memudahkan penyampaian hasil analisis: hubungan antara masalah dan berbagai kemungkinan penyebab dapat ditampilkan secara visual sehingga lebih mudah dipahami.

Namun, ada satu hal penting yang perlu diperhatikan. Diagram Fishbone tidak secara otomatis membuktikan mana yang merupakan akar masalah. Diagram ini terutama digunakan untuk memetakan kemungkinan penyebab. Penyebab yang telah diidentifikasi tetap perlu diperiksa dan dibuktikan menggunakan data, observasi, wawancara, dokumen, atau metode analisis lainnya.

Memahami Perbedaan Gejala, Penyebab, dan Akar Masalah

Salah satu alasan Fishbone berguna dalam analisis masalah adalah karena alat ini membantu kita tidak berhenti pada apa yang terlihat di permukaan.

Bayangkan sebuah kantor mengalami masalah keterlambatan penyelesaian laporan. Keterlambatan tersebut merupakan masalah atau effect yang terlihat. Setelah dianalisis, ditemukan bahwa laporan terlambat karena data dari unit lain belum diterima.

Namun, berhenti pada pernyataan tersebut belum tentu cukup. Mengapa data terlambat diterima? Bisa jadi karena tidak ada batas waktu pengiriman yang jelas. Mengapa tidak ada batas waktu? Karena prosedur pelaporan belum menetapkan jadwal yang rinci. Dari sini terlihat bahwa penyebab yang terlihat pertama kali belum tentu merupakan penyebab yang paling mendasar.

Secara sederhana, hubungan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Masalah → Penyebab langsung → Penyebab yang lebih dalam → Akar masalah yang perlu diverifikasi

Karena itu, penggunaan Fishbone sebaiknya tidak berhenti setelah diagram selesai dibuat. Diagram tersebut merupakan titik awal untuk menentukan penyebab mana yang perlu diperiksa lebih lanjut.

Struktur Diagram Fishbone

Diagram Fishbone memiliki struktur yang relatif sederhana. Setiap bagian memiliki fungsi dalam menggambarkan hubungan antara masalah dan kemungkinan penyebabnya.

1. Kepala Ikan

Kepala ikan berisi masalah atau akibat yang sedang dianalisis. Masalah sebaiknya ditulis secara spesifik agar pembahasan tidak terlalu luas.

Contohnya, daripada menulis "Pelayanan buruk", lebih baik menggunakan pernyataan seperti "Waktu penyelesaian pelayanan melebihi standar yang ditetapkan."

2. Tulang Punggung

Tulang punggung merupakan garis utama yang menghubungkan berbagai kategori penyebab dengan masalah utama. Garis ini menjadi struktur dasar diagram.

3. Tulang Utama

Tulang utama menunjukkan kelompok atau kategori penyebab. Jumlah dan jenis kategori tidak harus selalu sama karena dapat disesuaikan dengan karakteristik masalah yang dianalisis.

4. Tulang Kecil

Tulang kecil berisi penyebab yang lebih spesifik. Satu penyebab dapat kembali memiliki beberapa penyebab lain sehingga cabang dalam Fishbone dapat dibuat semakin rinci jika diperlukan.

Pengelompokan Kategori Utama dalam Diagram Fishbone

Tidak ada satu jenis kategori yang wajib digunakan untuk seluruh masalah. Kategori harus disesuaikan dengan konteks analisis. Salah satu kerangka yang paling dikenal adalah 6M, sedangkan untuk bidang jasa atau administrasi dapat digunakan kategori lain yang lebih relevan.

1. Kerangka 6M

Kerangka 6M banyak digunakan dalam manufaktur dan operasional, tetapi prinsipnya dapat disesuaikan untuk bidang lain.

Man (Manusia): berkaitan dengan kompetensi, pengalaman, pelatihan, beban kerja, jumlah tenaga kerja, komunikasi, dan faktor manusia lainnya.
Method (Metode): berkaitan dengan SOP, petunjuk kerja, alur proses, pembagian tugas, kebijakan, dan cara pekerjaan dilaksanakan.
Machine (Mesin/Peralatan): mencakup mesin, perangkat keras, aplikasi, jaringan, dan teknologi yang digunakan dalam proses.
Material (Bahan/Input): berkaitan dengan bahan baku, dokumen, data, informasi, atau input lain yang diperlukan untuk menjalankan proses.
Measurement (Pengukuran): berkaitan dengan indikator, standar, metode pengukuran, akurasi data, dan cara kinerja atau hasil dinilai.
Mother Nature atau Milieu (Lingkungan): mencakup kondisi lingkungan kerja, fasilitas, suhu, kebisingan, tekanan pekerjaan, budaya organisasi, maupun faktor eksternal yang memengaruhi proses.

Dalam penerapannya, kategori tersebut tidak harus digunakan secara kaku. Misalnya, pada organisasi pemerintahan, kategori Material dapat lebih tepat dipahami sebagai data dan dokumen, sedangkan Machine dapat mencakup aplikasi dan sistem informasi.

2. Kerangka 4S

Pada bidang jasa, administrasi, dan pelayanan, pendekatan berbasis 4S juga dapat digunakan. Kategori ini dapat membantu ketika masalah lebih banyak berkaitan dengan proses pelayanan daripada proses produksi.

Suppliers: pihak luar, vendor, unit pendukung, atau pihak lain yang menyediakan input bagi proses.
Systems: sistem, aplikasi, teknologi, basis data, serta aliran informasi yang digunakan dalam proses.
Skills: keterampilan, kompetensi, pengalaman, dan kemampuan pelaksana dalam menjalankan pekerjaan.
Surroundings: kondisi lingkungan kerja, tekanan waktu, beban pekerjaan, fasilitas, serta faktor eksternal lainnya.

Penggunaan 4S maupun 6M bukanlah suatu keharusan. Prinsip utamanya adalah memilih kategori yang dapat membantu menjelaskan masalah dengan lebih baik.

Langkah-Langkah Membuat Diagram Fishbone

1. Tentukan Masalah yang Akan Dianalisis

Langkah pertama adalah menentukan masalah secara jelas. Masalah sebaiknya menggambarkan kondisi yang benar-benar terjadi, bukan langsung menyebut penyebabnya.

Contoh yang baik:

"Penyelesaian laporan keuangan mengalami keterlambatan."

Contoh yang kurang tepat:

"Pegawai tidak disiplin."

Pernyataan kedua sudah mengandung dugaan penyebab sehingga dapat membuat analisis menjadi bias sejak awal.

2. Tempatkan Masalah sebagai Kepala Ikan

Tuliskan masalah pada bagian ujung diagram. Garis utama kemudian ditarik menuju masalah tersebut.

3. Tentukan Kategori Penyebab

Pilih beberapa kategori yang relevan. Tidak perlu memasukkan semua kategori jika tidak berhubungan dengan masalah.

4. Identifikasi Kemungkinan Penyebab

Lakukan brainstorming untuk menemukan berbagai faktor yang mungkin berkontribusi terhadap masalah. Pada tahap ini, tim sebaiknya tidak terlalu cepat menolak suatu dugaan selama masih relevan untuk diperiksa.

5. Uraikan Penyebab Menjadi Lebih Spesifik

Jika ditemukan penyebab seperti "data terlambat diterima", pertanyaan berikutnya adalah mengapa data terlambat diterima.

Misalnya, jawabannya adalah karena unit pengirim belum memiliki jadwal pengiriman yang jelas. Pertanyaan dapat dilanjutkan untuk melihat apakah masih terdapat penyebab lain yang lebih mendasar.

6. Verifikasi Penyebab

Setelah semua kemungkinan penyebab dipetakan, jangan langsung menganggap semuanya sebagai akar masalah. Periksa penyebab tersebut menggunakan data atau bukti yang tersedia.

Misalnya, jika dugaan penyebabnya adalah "aplikasi sering mengalami gangguan", periksa catatan gangguan aplikasi. Jika dugaan penyebabnya adalah "beban kerja terlalu tinggi", bandingkan beban pekerjaan dengan jumlah pegawai dan waktu penyelesaiannya.

Dengan demikian, analisis tidak hanya menghasilkan daftar dugaan, tetapi juga menghasilkan dasar yang lebih kuat untuk menentukan tindakan perbaikan.

Fishbone dan Teknik 5 Whys

Diagram Fishbone dapat dikombinasikan dengan teknik 5 Whys atau 5 Mengapa. Keduanya memiliki fungsi yang berbeda tetapi saling melengkapi.

Fishbone membantu menjawab pertanyaan:

"Apa saja kemungkinan penyebab masalah ini?"

Sementara 5 Whys digunakan untuk menggali lebih dalam:

"Mengapa penyebab tersebut terjadi?"

Misalnya masalah yang ditemukan adalah pembayaran terlambat.

Penyebab awal yang ditemukan adalah dokumen tidak lengkap.

Mengapa pembayaran terlambat?
Karena dokumen tidak lengkap.

Mengapa dokumen tidak lengkap?
Karena unit pengusul tidak menyerahkan dokumen tertentu.

Mengapa dokumen tersebut tidak diserahkan?
Karena unit pengusul tidak mengetahui persyaratan terbaru.

Mengapa unit pengusul tidak mengetahui persyaratan terbaru?
Karena perubahan persyaratan belum disosialisasikan.

Mengapa perubahan persyaratan belum disosialisasikan?
Karena belum terdapat mekanisme penyampaian perubahan prosedur secara rutin.

Rangkaian pertanyaan tersebut membantu menggeser perhatian dari kesalahan yang terlihat menuju kondisi yang mungkin menjadi penyebab lebih mendasar.

Meski disebut 5 Whys, jumlah pertanyaan tidak harus selalu tepat lima kali. Penggalian dapat berhenti ketika penyebab yang relevan telah ditemukan dan dapat diverifikasi.

Contoh Diagram Fishbone untuk Masalah Administrasi

Misalnya sebuah organisasi menghadapi masalah:

"Rekapitulasi Data Keuangan Mengalami Selisih atau Tidak Sesuai."

Beberapa kemungkinan penyebabnya dapat dipetakan sebagai berikut:

Manpower: staf pelaksana belum mendapatkan pelatihan mengenai aplikasi pengolahan data versi terbaru.
System: aplikasi atau spreadsheet mengalami kendala ketika memproses data dalam jumlah besar.
Method: belum terdapat mekanisme pemeriksaan ganda sebelum data disahkan.
Material: data dari sumber awal tidak lengkap atau menggunakan format yang berbeda.
Measurement: belum terdapat standar yang jelas mengenai batas toleransi selisih data.
Environment: pekerjaan dilakukan dalam waktu yang terbatas karena adanya tenggat penyampaian laporan.

Daftar tersebut belum dapat langsung disebut sebagai akar masalah. Setiap dugaan masih perlu diperiksa. Bisa saja setelah dilakukan verifikasi ditemukan bahwa selisih terbesar justru berasal dari perbedaan format data, bukan dari kemampuan staf atau gangguan sistem.

Contoh Sederhana Analisis Fishbone

Misalnya sebuah kantor menemukan bahwa penyelesaian surat dinas sering terlambat.

Analisis awal dapat dibuat seperti berikut:

Manusia

Jumlah petugas terbatas → pekerjaan menumpuk → penyelesaian menjadi terlambat.

Metode

Alur persetujuan terlalu panjang → surat harus melewati beberapa tahapan → waktu penyelesaian bertambah.

Sistem

Aplikasi persuratan sering mengalami gangguan → dokumen tidak dapat diproses → terjadi antrean pekerjaan.

Data/Dokumen

Dokumen pendukung sering tidak lengkap → surat dikembalikan kepada pengusul → proses harus diulang.

Pengukuran

Tidak terdapat pencatatan waktu pada setiap tahapan → sulit mengetahui pada tahap mana keterlambatan paling sering terjadi.

Dari contoh tersebut terlihat bahwa Fishbone tidak langsung memberikan satu jawaban. Sebaliknya, diagram memberikan beberapa jalur yang dapat ditelusuri lebih lanjut.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Membuat Diagram Fishbone

1. Menentukan Penyebab Sebelum Mendefinisikan Masalah

Jika sejak awal masalah sudah didefinisikan sebagai "pegawai tidak disiplin", analisis akan cenderung mencari bukti yang mendukung dugaan tersebut. Sebaiknya masalah ditulis berdasarkan kondisi yang terjadi.

2. Menganggap Semua Penyebab sebagai Akar Masalah

Fishbone dapat menghasilkan banyak kemungkinan penyebab. Tidak semuanya merupakan akar masalah. Penyebab tersebut perlu diuji sebelum dijadikan dasar tindakan.

3. Terlalu Cepat Menyalahkan Manusia

Kesalahan manusia memang dapat menjadi salah satu penyebab, tetapi perlu dilihat apakah kesalahan tersebut dipengaruhi oleh sistem, prosedur, pelatihan, beban kerja, atau faktor lainnya.

4. Menghasilkan Diagram yang Terlalu Rumit

Diagram yang memiliki terlalu banyak cabang belum tentu lebih baik. Jika seluruh kemungkinan dimasukkan tanpa mempertimbangkan relevansinya, diagram justru sulit digunakan.

5. Tidak Melakukan Verifikasi

Kesalahan yang paling penting adalah berhenti setelah diagram selesai. Fishbone seharusnya menjadi dasar untuk pemeriksaan lebih lanjut, bukan akhir dari proses analisis.

Tips Agar Analisis Fishbone Lebih Efektif

Kunci utama: jangan terburu-buru mencari solusi sebelum memahami penyebab masalah. Petakan kemungkinan penyebab terlebih dahulu, kemudian tentukan penyebab mana yang benar-benar didukung oleh bukti.

Gunakan masalah yang spesifik: semakin jelas masalahnya, semakin terarah analisisnya.
Libatkan orang yang memahami proses: staf yang menjalankan pekerjaan sehari-hari sering memiliki informasi penting mengenai masalah yang tidak terlihat dari tingkat manajemen.
Jangan menghakimi pada tahap brainstorming: tujuan awalnya adalah mengumpulkan kemungkinan penyebab sebelum menentukan mana yang terbukti.
Gunakan data: dukung dugaan dengan catatan, laporan, observasi, hasil wawancara, atau bukti lain yang relevan.
Gabungkan dengan metode lain: Fishbone dapat digunakan bersama 5 Whys, Pareto Chart, analisis data, atau metode lain sesuai kebutuhan.
Hubungkan hasil analisis dengan tindakan: setelah penyebab utama terverifikasi, susun tindakan perbaikan yang jelas, termasuk apa yang dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan harus diselesaikan.

Apakah Diagram Fishbone Harus Menggunakan 6M?

Tidak. Kerangka 6M merupakan salah satu cara untuk mengelompokkan penyebab, bukan persyaratan yang harus selalu digunakan.

Pada masalah manufaktur, 6M mungkin sangat sesuai. Namun, untuk pelayanan publik atau administrasi pemerintahan, kategori seperti SDM, prosedur, sistem, data, sarana, dan lingkungan bisa jadi lebih mudah dipahami dan lebih sesuai dengan proses yang dianalisis.

Prinsipnya sederhana: kategori harus membantu analisis, bukan justru membatasi analisis.

Kelebihan dan Keterbatasan Diagram Fishbone

Kelebihan

Mudah dibuat dan dipahami.
Membantu mengorganisasi berbagai kemungkinan penyebab.
Dapat digunakan dalam berbagai bidang.
Mendorong diskusi dan kerja sama tim.
Membantu melihat masalah dari berbagai sudut pandang.
Dapat menjadi titik awal untuk analisis akar masalah.

Keterbatasan

Tidak secara otomatis menentukan akar masalah.
Hasil brainstorming dapat bersifat subjektif.
Diagram dapat menjadi terlalu kompleks jika tidak dikendalikan.
Tetap membutuhkan data atau metode lain untuk memverifikasi penyebab.

Kesimpulan

Diagram Fishbone merupakan alat untuk memetakan berbagai kemungkinan penyebab dari suatu masalah secara sistematis. Bentuknya yang menyerupai tulang ikan membuat hubungan antara masalah dan penyebabnya dapat dilihat secara visual.

Penggunaannya dimulai dengan menentukan masalah secara spesifik, menempatkannya sebagai kepala ikan, menentukan kategori penyebab, kemudian mengidentifikasi dan menguraikan kemungkinan penyebab pada setiap kategori. Kerangka 6M dapat digunakan, tetapi bukan satu-satunya pilihan. Kategori dapat disesuaikan dengan bidang dan karakteristik masalah.

Hal yang paling penting adalah memahami bahwa Fishbone bukan alat yang secara otomatis menemukan akar masalah. Diagram ini membantu memperluas dan menstrukturkan pencarian penyebab. Setelah kemungkinan penyebab dipetakan, penyebab tersebut masih perlu diverifikasi menggunakan data atau metode analisis lain.

Karena itu, Fishbone paling bermanfaat ketika digunakan sebagai bagian dari proses pemecahan masalah yang lebih lengkap. Diagram membantu kita berhenti sejenak sebelum menyimpulkan siapa atau apa yang salah, lalu melihat kembali proses secara keseluruhan: apa masalahnya, apa saja kemungkinan penyebabnya, mana yang benar-benar terbukti, dan tindakan apa yang perlu dilakukan agar masalah tidak kembali terjadi.

Lokasi:

Bahas Tuntas