Matriks Eisenhower: Saat Semua Pekerjaan Terasa Penting

Daftar Isi

Ada email yang harus dibalas. Ada laporan yang belum selesai. Pesan WhatsApp terus masuk. Di sisi lain, ada pekerjaan yang sebenarnya penting tetapi tenggatnya masih beberapa hari lagi. Akhirnya, kita mengerjakan apa yang paling berisik, bukan apa yang paling penting.

Situasi seperti ini cukup umum. Daftar pekerjaan terus bertambah, sementara waktu dalam sehari tetap sama. Ketika semuanya terlihat perlu dikerjakan, menentukan mana yang harus didahulukan justru menjadi pekerjaan tersendiri.

Salah satu cara sederhana untuk mengatasinya adalah Matriks Eisenhower. Metode ini membagi pekerjaan berdasarkan dua hal: apakah pekerjaan tersebut mendesak dan apakah pekerjaan tersebut penting.

Mendesak Belum Tentu Penting

Di sinilah letak persoalan utamanya. Sesuatu yang mendesak biasanya langsung menarik perhatian kita. Ada batas waktu, ada orang yang menunggu, atau ada masalah yang harus segera dibereskan.

Sementara itu, sesuatu yang penting belum tentu meminta perhatian sekarang. Belajar untuk ujian minggu depan, berolahraga, menabung, merencanakan pekerjaan, atau membangun keterampilan baru tidak selalu terasa perlu dilakukan hari ini.

Padahal, hal-hal seperti itulah yang sering menentukan keadaan kita beberapa minggu atau beberapa bulan ke depan.

Dalam Matriks Eisenhower, mendesak berarti sesuatu membutuhkan perhatian dalam waktu dekat. Sementara penting berkaitan dengan tujuan, tanggung jawab, nilai, atau hasil yang ingin dicapai.

Dari dua pertimbangan tersebut, pekerjaan dibagi menjadi empat kuadran.

Empat Kuadran Matriks Eisenhower

Kuadran & Kategori	Kondisi	Tindakan
Kuadran 1: Do First	Mendesak dan penting	Kerjakan sekarang
Kuadran 2: Schedule	Tidak mendesak tetapi penting	Jadwalkan
Kuadran 3: Delegate	Mendesak tetapi tidak penting	Delegasikan atau sederhanakan
Kuadran 4: Delete	Tidak mendesak dan tidak penting	Kurangi atau hilangkan

Kuadran 1: Kerjakan Sekarang

Kuadran pertama berisi pekerjaan yang memang tidak bisa menunggu. Pekerjaannya penting dan waktunya sudah dekat, sehingga menundanya bisa menimbulkan masalah.

Misalnya server situs web tiba-tiba down ketika sedang dibutuhkan, laporan harus dikirim beberapa jam lagi, atau Anda mengalami sakit gigi yang membutuhkan penanganan segera.

Untuk pekerjaan seperti ini, tentu saja yang harus dilakukan adalah mengerjakannya terlebih dahulu.

Yang perlu diperhatikan adalah ketika hampir setiap hari kita berada dalam kondisi seperti ini. Jika daftar pekerjaan selalu penuh dengan hal-hal yang harus segera diselesaikan, mungkin ada sebagian pekerjaan yang sebenarnya bisa dipersiapkan lebih awal.

Contohnya, laporan yang seharusnya mulai dikerjakan minggu lalu baru disentuh sehari sebelum batas waktu. Pada akhirnya, pekerjaan yang sebenarnya penting berubah menjadi pekerjaan yang mendesak karena terlalu lama ditunda.

Kuadran 2: Jadwalkan

Kuadran kedua berisi pekerjaan yang penting, tetapi belum mendesak. Sekilas, bagian ini terlihat paling aman. Tidak ada tenggat yang mengejar dan tidak ada masalah yang harus segera diselesaikan.

Justru karena itu, Kuadran 2 sering diabaikan.

Olahraga adalah contoh sederhana. Kita tahu olahraga penting, tetapi ketika hari sedang sibuk, kegiatan ini mudah sekali ditunda. Belajar keterampilan baru, membaca, merencanakan keuangan, menyusun strategi bisnis, atau meluangkan waktu untuk keluarga juga bisa mengalami hal yang sama.

Tidak ada yang langsung terjadi ketika kita melewatkannya satu hari. Masalahnya muncul ketika penundaan tersebut menjadi kebiasaan.

Karena itu, pekerjaan Kuadran 2 sebaiknya tidak hanya ditulis dalam daftar tugas. Tentukan kapan akan dikerjakan. Masukkan ke kalender jika perlu. Dengan begitu, pekerjaan yang penting tetapi tidak mendesak tetap mendapatkan tempat.

Kuadran 3: Delegasikan atau Sederhanakan

Kuadran ketiga sering membuat orang keliru. Sebuah pekerjaan bisa terasa sangat mendesak karena ada orang yang menunggu atau ada batas waktu yang dekat. Namun, belum tentu pekerjaan tersebut penting bagi tujuan utama kita.

Misalnya Anda sedang menyelesaikan laporan yang harus dikirim sore ini. Di tengah pekerjaan, ada permintaan untuk mengirimkan data sederhana yang harus tersedia dalam satu jam. Jika pekerjaan itu bisa dilakukan oleh rekan lain, permintaan tersebut mungkin lebih tepat berada di Kuadran 3 bagi Anda.

Di sini, konteks menjadi penting. Email bukan otomatis Kuadran 3. Rapat bukan otomatis Kuadran 3. Begitu pula permintaan dari orang lain. Semuanya perlu dilihat berdasarkan tingkat kepentingan dan keterdesakannya bagi kita dalam situasi tersebut.

Jika memungkinkan, pekerjaan Kuadran 3 dapat didelegasikan. Kalau memang harus dikerjakan sendiri, cari cara untuk membuatnya lebih sederhana. Pekerjaan yang berulang bisa dibuatkan templat atau otomatisasi. Pekerjaan kecil yang sejenis juga bisa dikumpulkan dan diselesaikan sekaligus.

Kuadran 4: Kurangi atau Hilangkan

Kuadran keempat berisi aktivitas yang tidak mendesak sekaligus tidak penting. Ini biasanya adalah aktivitas yang sebenarnya tidak perlu dilakukan, tetapi tetap menyita waktu.

Scrolling media sosial tanpa tujuan adalah contoh yang mudah ditemui. Begitu juga membuka aplikasi berkali-kali hanya untuk memeriksa sesuatu yang sebenarnya tidak perlu, atau menonton sesuatu hanya karena sedang tidak tahu harus melakukan apa.

Tetapi jangan terlalu cepat memasukkan semua kegiatan santai ke dalam Kuadran 4. Istirahat tetap diperlukan. Menonton film, bermain gim, menikmati kopi, atau sekadar tidak melakukan apa-apa selama beberapa saat tidak otomatis menjadi pemborosan waktu.

Yang perlu diperhatikan adalah ketika aktivitas tersebut dilakukan tanpa sadar dan terus mengambil waktu dari hal-hal yang sebenarnya lebih penting.

Bagaimana Menentukan Sebuah Tugas Masuk Kuadran Mana?

Bagian ini sebenarnya lebih sulit daripada membuat empat kotak di atas kertas.

Kita sering menganggap sesuatu penting karena orang lain menganggapnya penting. Kita juga sering menganggap sesuatu mendesak hanya karena ada notifikasi atau seseorang terus mengingatkan.

Kalau ragu, coba tanyakan dua hal.

Apa yang terjadi jika pekerjaan ini tidak segera dikerjakan?

Kalau jawabannya adalah ada konsekuensi yang dekat, kemungkinan pekerjaan tersebut memang mendesak.

Kemudian tanyakan:

Seberapa besar pekerjaan ini berpengaruh terhadap tujuan atau tanggung jawab utama saya?

Di sinilah kita bisa melihat apakah pekerjaan tersebut benar-benar penting.

Misalnya ada pesan yang baru masuk dan meminta Anda membalas sekarang. Pesan tersebut memang mendesak karena pengirimnya sedang menunggu. Tetapi jika isinya hanya sesuatu yang bisa dijawab nanti tanpa konsekuensi berarti, belum tentu pesan tersebut lebih penting daripada pekerjaan yang sedang Anda kerjakan.

Jadi, jangan hanya bertanya, "Mana yang harus saya kerjakan lebih dulu?" Coba lihat juga, "Apa akibatnya jika saya tidak mengerjakan ini sekarang?"

Penting Bagi Siapa?

Ada satu hal yang sering terlupakan ketika menggunakan Matriks Eisenhower: kata penting tidak memiliki ukuran yang sama untuk semua orang.

Bagi seorang mahasiswa, belajar untuk ujian mungkin sangat penting. Bagi seorang pegawai yang sedang mengejar tenggat laporan, menyelesaikan laporan tersebut bisa menjadi prioritas. Bagi seseorang yang sedang membangun bisnis, merencanakan strategi beberapa bulan ke depan mungkin jauh lebih penting daripada menyelesaikan pekerjaan kecil yang baru muncul pagi ini.

Karena itu, jangan menentukan sesuatu penting hanya karena orang lain mengatakannya demikian. Hubungkan dengan tujuan dan tanggung jawab yang memang sedang Anda jalankan.

Tentu saja, dalam pekerjaan ada tanggung jawab dan kewajiban yang harus dipenuhi. Tetapi bahkan dalam kondisi tersebut, tetap ada perbedaan antara sesuatu yang benar-benar perlu ditangani sekarang dan sesuatu yang sebenarnya masih bisa menunggu.

Satu Tugas Bisa Berpindah Kuadran

Posisi sebuah pekerjaan di dalam matriks tidak selalu tetap.

Misalnya Anda harus membuat laporan dan batas waktunya masih dua minggu lagi. Saat ini, laporan tersebut mungkin termasuk Kuadran 2 karena penting tetapi belum mendesak.

Jika terus ditunda sampai sehari sebelum batas waktu, kondisinya berubah. Laporan yang sama sekarang menjadi Kuadran 1.

Ini juga menunjukkan mengapa Kuadran 2 penting. Mengerjakan sesuatu ketika masih berada di Kuadran 2 sering kali dapat mencegah pekerjaan tersebut berubah menjadi masalah di Kuadran 1.

Jadi, Matriks Eisenhower bukan daftar yang dibuat sekali lalu dilupakan. Prioritas perlu dilihat kembali ketika tenggat waktu atau kondisi pekerjaan berubah.

Jangan Terlalu Kaku Menggunakan Matriks Eisenhower

Matriks ini sebaiknya digunakan sebagai alat bantu berpikir, bukan aturan yang harus diikuti secara membabi buta.

Ada kalanya dua pekerjaan sama-sama penting dan sama-sama mendesak. Ada pula pekerjaan yang tampaknya tidak mendesak, tetapi jika tidak dikerjakan sekarang justru akan menimbulkan masalah beberapa hari kemudian.

Dalam situasi seperti itu, kita tetap membutuhkan pertimbangan. Matriks membantu membuat persoalan lebih jelas, tetapi keputusan akhirnya tetap bergantung pada keadaan.

Hal yang sama berlaku untuk Kuadran 3 dan Kuadran 4. Tidak semua tugas bisa didelegasikan dan tidak semua aktivitas yang tidak penting harus langsung dihapus dari kehidupan.

Tujuan akhirnya bukan membuat hidup terbagi secara sempurna menjadi empat kotak. Tujuannya adalah membantu kita menyadari ke mana waktu dan perhatian sebenarnya pergi.

Cara Menggunakan Matriks Eisenhower dalam Keseharian

Anda tidak membutuhkan aplikasi khusus untuk mulai mencoba metode ini. Selembar kertas pun sudah cukup.

1. Tulis semua pekerjaan yang ada di pikiran Anda. Jangan langsung memikirkan mana yang harus dikerjakan. Keluarkan dulu semuanya.

2. Periksa satu per satu. Tanyakan apakah pekerjaan tersebut mendesak dan apakah pekerjaan tersebut penting.

3. Kerjakan Kuadran 1. Pilih pekerjaan yang memang membutuhkan perhatian segera.

4. Jadwalkan Kuadran 2. Jangan berhenti pada kalimat "nanti saya kerjakan". Tentukan waktunya.

5. Kurangi beban Kuadran 3. Delegasikan jika memungkinkan. Jika tidak, sederhanakan atau kelompokkan pekerjaan yang sejenis.

6. Periksa Kuadran 4. Lihat apakah ada aktivitas yang sebenarnya bisa dikurangi atau dihilangkan.

Anda juga tidak perlu memaksakan pembagian waktu tertentu untuk setiap kuadran. Pekerjaan dan tanggung jawab setiap orang berbeda. Yang lebih penting adalah jangan sampai pekerjaan yang penting terus-menerus kalah hanya karena ada pekerjaan lain yang terasa lebih mendesak.

Bagaimana Jika Tidak Punya Bawahan untuk Mendelegasikan Kuadran 3?

Mendelegasikan tidak selalu berarti menyerahkan pekerjaan kepada bawahan. Jika memungkinkan, pekerjaan bisa dialihkan kepada orang yang memang memiliki kapasitas atau tanggung jawab untuk mengerjakannya.

Kalau tidak memungkinkan, gunakan cara lain. Templat, fitur otomatisasi, auto-reply, dan berbagai alat digital bisa membantu mengurangi pekerjaan yang berulang.

Untuk pekerjaan kecil yang memang harus dikerjakan sendiri, Anda bisa mengumpulkannya. Misalnya, daripada berhenti bekerja setiap kali ada email masuk, tentukan waktu tertentu untuk membaca dan membalas email sekaligus.

Alat Apa yang Bisa Digunakan?

Tidak ada alat khusus yang wajib digunakan. Anda bisa menggambar empat kotak di kertas, membuat tabel sederhana di spreadsheet, menggunakan aplikasi catatan, atau memanfaatkan papan tugas digital seperti Trello dan Notion.

Kalau baru mencoba, jangan membuatnya terlalu rumit. Kertas dan pulpen sudah cukup untuk melihat bagaimana pekerjaan Anda terbagi ke dalam empat kuadran.

Penutup

Matriks Eisenhower bukan cara untuk membuat semua pekerjaan selesai. Waktu kita tetap terbatas dan selalu ada hal yang harus ditunda.

Yang dibantu oleh matriks ini adalah proses memilih. Ketika semuanya terasa penting, kita punya cara untuk berhenti sebentar dan melihat mana yang memang perlu dikerjakan sekarang, mana yang sebaiknya dijadwalkan, mana yang bisa dialihkan, dan mana yang sebenarnya tidak perlu mendapatkan perhatian.

Coba ambil daftar pekerjaan Anda hari ini dan bagi menjadi empat bagian. Tidak perlu langsung sempurna. Biasanya, setelah semuanya terlihat di depan mata, kita baru sadar bahwa beberapa hal yang selama ini terasa sangat mendesak ternyata tidak sepenting yang kita kira.